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Warwick Brussels Privacy Policy

Déclaration Vie privée de Royal Warwick S.A.
1. Royal Warwick S.A. attache une grande importance à la protection de la vie privée. Les données à caractère personnel de notre client (dénommées ensemble «personnes concernées ») sont traitées par Royal Warwick S.A., dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, Rue Duquesnoy 5 conformément à la loi belge relative à la protection des données à caractère personnel et, à compter de son entrée en vigueur, au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (ci- après RGPD).
Le délégué à la protection des données de Royal Warwick S.A. peut être contacté par courrier à l’adresse : Rue Duquesnoy 5, 1000 Bruxelles et courriel : PrivacywarwickBrussels@warwickhotels.com

2. Les catégories suivantes de données à caractère personnel sont traitées par Royal Warwick S.A : Données d'identification, Particularités financières, Caractéristiques personnelles, Données physiques, Habitudes de vie, Loisirs et intérêts, Enregistrements d’images, Enregistrements de sons, Données concernant la santé et Données judiciaires.

3. Royal Warwick S.A collecte vos données à caractère personnel principalement lorsque :
• vous réservez au Warwick Brussels (Royal Warwick S.A) pour vous-même ou une tierce personne tel qu’un membre de votre famille, amis, groupe, collègue, etc. en complétant les documents nécessaires à cet effet ;
• vous contactez Royal Warwick S.A afin d’avoir des informations sur nos produits et services ;
• vous utilisez les différents services et outils (applications, plateformes, réseaux sociaux, newsletters, etc.) que nous mettons à votre disposition pour vous informer ou pour nous contacter afin de nous demander des informations ;
• vous exercez un droit prévu dans le cadre de notre relation contractuelle ;
• vous visitez nos sites internet ou réseaux sociaux ;
• vous visitez notre hôtel, salles de réunions, restauration, etc.: enregistrement de votre visite dans un registre et enregistrement vidéo par les caméras de surveillance à des fins de sécurité ;
• un tiers, autorisé à le faire, nous transmet vos données à caractère personnel (fournisseurs professionnels, votre intermédiaire de réservation, votre employeur, tour opérateur, etc.).

4. Les données à caractère personnel sont traitées en vue des finalités suivantes :

4.1. En vue de l’exécution du contrat d’hébergement, restauration, séminaire ou parking qui recouvre notamment les prestations de service à la clientèle, gestion des paiements, gestion des relations contractuelles, facturation (émission, recouvrement et vérification),
éventuels contentieux, communication avec le personnel de Royal Warwick S.A / Warwick Brussels (y compris par e-mail en cas de choix du mode de communication électronique) et notification d’une modification du contrat ou de la déclaration vie privée, notamment de nouvelles finalités.
Les données à caractère personnel liées à l'exécution des obligations précontractuelles découlant de la relation contractuelle avec la personne concernée sont également traitées par Royal Warwick S.A.

4.2. Royal Warwick S.A traite vos données concernant la vie privée spécifiquement pour l’établissement d’une proposition
d’offre de service et gestion de vos demandes d’intervention dans le cadre de l’exécution de votre réservation/contrat.
Ces données (ainsi que celle fournies par le passé) ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement. À défaut d’avoir ce dernier, la conclusion et/ou la bonne exécution du contrat pourrait être empêchée. Le cas échéant, ces données
sont traitées par le biais d’un traitement entièrement automatisé sans l’intervention d’un professionnel, ce sur quoi votre consentement est demandé.
Ce type de données est traité par les employés de Royal Warwick S.A faisant partie des processus suivants : Product Development/Pricing, Marketing/Sales and Distribution, Underwriting, Policy Administration, Claims Management Controlling (incl. Statistics), Actuarial Services, Risk Management, Accounting (incl. Litigation), Tax Management, Internal Audit, Compliance, Legal, IT, Services, Facility Management and Logistics.

4.3. Sur la base de l’intérêt légitime de Royal Warwick S.A, en vue de :
• réaliser des tests informatiques ;
• contrôler la qualité du service ;
• former le personnel ;
• la surveillance et le reporting ;
• prévenir les abus et les fraudes ;
• en vue de la conservation des enregistrements de vidéo-surveillance durant la durée légale ;
• établir des statistiques de données codées, en ce compris big data ;
• informer, indépendamment du mode de communication, sur les actions commerciales, les produits et les services
de Royal Warwick S.A/Warwick Brussels et du groupe auquel elle appartient (Warwick
Hotels&Resorts).

4.4. Royal Warwick S.A traite les données judiciaires pénales, sur la base de l’intérêt légitime de Royal Warwick S.A à récupérer ses créances ou d’exercer son action récursoire, conformément à la loi.

4.5. Sur la base des obligations légales applicables à Royal Warwick S.A en vue de la conformité de Royal Warwick S.A

4.6. Comme indiqué dans le point 9 de ce document, la personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment, sans affecter la licéité des traitements fondés sur son consentement avant son retrait. Elle peut également
s’opposer aux autres traitements.

4.7 Royal Warwick S.A fait appel à des procédures de traitements de données à caractère personnel, impliquant des
décisions automatisées ayant des effets sur la conclusion ou l’exécution des contrats (ex : souscription de fidélisation
en ligne, etc). Sur votre demande, Royal Warwick S.A vous fournira des informations significatives sur la logique concernée ainsi que sur l'importance et les
conséquences envisagées de la prise de décision automatisée. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement
automatisé sauf si cette décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution de votre contrat/réservation. Vous avez également le droit d'obtenir une
intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.

5. Les données à caractère personnel sont conservées pour toute la durée du
contrat/séjour conclue avec Royal Warwick S.A et ultérieurement jusqu’à l’expiration des obligations de
conservation légales, notamment fiscales et comptables et jusqu’à l’issue de la responsabilité contractuelle.

6. Les données seront, exclusivement pour ce qui est nécessaires aux fins indiquées cidessus, communiquées aux tiers suivants :
• intermédiaires à des fins statistiques de données codées qu’ils expliciteront et réaliseront à
la demande de la personne concernée ;
• intermédiaires pour les données concernant la vie privée des clients dans le cadre de son expérience, pour autant que la personne concernée leur a donné un
consentement explicite et éclairé au préalable ;
• une ou plusieurs compagnies d’assurances en cas de sinistres et/ou litiges ;
• aux sociétés du groupe Warwick Hotels&Resorts auquel Royal Warwick S.A appartient, pour la surveillance et le reporting ;
• aux sous-traitants situés dans l’Union européenne ou en-dehors, chargés de traitements définis par Royal Warwick S.A;
• l’ombudsman dans l’hypothèse où il est saisi d’un différend ;
• organismes bancaires ;
• sociétés postales, de transport et livreurs pour permettre un meilleur acheminement de notre courrier ;
• aux administrations fiscales et sociales, en raison des obligations légales de Royal Warwick S.A;
• les autorités publiques de contrôle et de surveillance en raison des obligations légales de Royal Warwick S.A;
• à Bruxelles Fiscalité Service Public Régional de Bruxelles dont nous relevons, en vue du paiement de la taxe Régionale.

7. Les données peuvent être traitées dans les pays de l’Union européenne ou endehors, dans des pays où la Commission européenne estime ne pas garantir un
niveau adéquat de protection des données à caractère personnel. Dans ce cas, Royal Warwick S.A, en tant que responsable du traitement, prendra les mesures de protection appropriées au
moyen de clauses contractuelles standard relatives à la protection des données adoptées par la Commission, conformément à l’article 46.2 du RGPD.
Celles-ci peuvent être consultées au siège du responsable de traitement.

8. Un document d’information sur la politique de Royal Warwick S.A en matière de protection des données à caractère personnel est disponible sur
/brussels/Privacy si vous désirez plus d’information sur la règlementation en vigueur concernant la protection des données, la politique de
Royal Warwick S.A en la matière ainsi que sur vos droits. Ce document d’information est une version détaillée de la présente
déclaration vie privée (déclaration vie privée qui est le seul document qui engage Royal Warwick S.A).

9. Moyennant demande écrite datée et signée ainsi que la justification de votre identité, vous pouvez obtenir de Royal Warwick S.A, gratuitement s ́il s ́agit d 'un volume raisonnable, la communication
écrite des données, ainsi que, le cas échéant, le retrait de votre consentement pour le traitement de vos données, la rectification, la limitation, la suppression de données qui sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes. Dans
l’hypothèse où le traitement est basé sur l’exécution du contrat ou du consentement, vous pouvez exercer votre droit à la portabilité des données.
Si, à tout moment, vous désirez exercer vos droits auprès de Royal Warwick S.A, vous pouvez lui adresser une lettre (Rue Duquesnoy 5, 1000 Bruxelles) ou un e-mail (PrivacywarwickBrussels@warickhotels.com) en
joignant une justification de votre identité. Royal Warwick S.A mettra tout en oeuvre pour détecter et corriger le problème.
Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Le Président du Tribunal de première instance sera informé de toute demande
concernant ces droits si la demande a été rejetée par Royal Warwick S.A.
Conformément à l’article 77 du RGPD, vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée (dénommée Autorité de protection
des données à dater du 25 mai 2018) à l'adresse suivante : 1000 Bruxelles, 35 Rue de la Presse. (Tél. + 32 2 274 48 00 / Fax + 32 2 274 48 35 /commission@privacycommission.be) ou
auprès de l’autorité de contrôle du pays de votre résidence habituelle, pour l'exercice de vos droits.
Royal Warwick SA se réserve le droit de faire évoluer ce document afin de continuellement améliorer la politique de gestion de la vie privé de Royal Warwick S.A. suivant l’évolution de la règlementation à ce sujet.